Kollaboration

Funktionsbeschreibung

Die HOOC Kollaboration ist ein Dienst zur Kommunikation mit Endkunden oder Wartungspersonal wie Heizungstechniker, Liftbauer und viele mehr. Beispielsweise können alle Mieter einer Überbauung über eine allfällige Wartung des Aufzugs informiert werden. Weiter bieten weitere Dienste wie die HOOC Alarmierung die Möglichkeit, direkt eine Nachricht in eine Gruppe (Kollaborationskanal) zu senden.

Konfiguration

Der Dienst kann bei der Anlage unter Dienste -> Kollaboration -> Einstellungen konfiguriert werden.

Identitäten

Identitäten werden verwendet, um Nachrichten von HOOC Managementportal in eine Gruppe (Kollaborationskanal) zu senden. Somit kann ein HOOC Benutzer eine Nachricht schreiben, ohne dass er selber ein erfasster Benutzer im Kollaborationsdienst ist. Weiter werden die Identitäten verwendet, um automatisierte Nachrichten in eine Gruppe zu senden.

Durch einen Klick auf das Symbol kann eine neue Identität angelegt werden.

Im Popup kann ein eigener Avatar für eine Identität hochgeladen werden.

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Folgende Aktionen stehen bei angelegten Identitäten zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
Identität editieren
Identität kopieren
Identität entfernen (falls in keiner Gruppe als Standart Identität verwendet wird)

Gruppen (Kollaborationskanäle)

Nachdem zumindest eine Identität angelegt wurde, kann eine Gruppe mittels Klick auf das Symbol erstellt werden. Folgende Tabelle beschreibt die möglichen Einstellungen:

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Einstellung Beschreibung
Gruppenname Name der Gruppe, wird so in der HOOC Collab App angezeigt
Typ Gruppentyp Team oder Broadcast (siehe separate Beschreibung)
Beschreibung Beschreibung der Gruppe, wird so in der HOOC Collab App angezeigt
Aktiv Gruppe ist aktiv (kann verwendet werden) oder ist inaktiv
Standart Identität Auswahl Standart Identität (wird verwendet, falls bei der Verwendung einer Identität keine angegeben wird)

Gruppentypen

Die HOOC Kollaboration bietet die folgenden zwei Gruppentypen an:

  1. Typ Team: Dieser Gruppentyp wird verwendet, wenn Benutzer miteinander kommunizieren können. Dieser Gruppentyp ist vergleichbar mit einem Gruppenchat oder einer WhatsApp Gruppe
  2. Typ Broadcast: Dieser Gruppentyp wird verwendet, wenn die Benutzer keine Nachrichten in die Gruppe senden können. Weiter sehen die Benutzer einander in diesem Gruppentyp nicht.

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Folgende Aktionen stehen bei angelegten Gruppen zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
Gruppe editieren
Benutzerverwaltung der Gruppe öffnen
Gruppe kopieren
Benutzer einladen (Siehe Benutzer)
Gruppe entfernen (falls keine Benutzer in Gruppe)

Benutzer

Durch einen Klick auf das Symbol kann ein neuer Benutzer angelegt werden. Angelegte Benutzer können in der Benutzerverwaltung der Gruppen verwendet werden.

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Folgende Aktionen stehen bei angelegten Benutzern zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
Benutzer editieren
Benutzer kopieren
Benutzer einladen
Benutzer entfernen (Wird automatisch aus allen Gruppen entfernt)

Benutzer einladen

Damit der Benutzer die HOOC Collab App verwenden kann, benötigt er eine Einladung. Die Einladung ist in Form eines QR-Codes, welche einmalig für eine Anlage von der HOOC Collab App eingescannt wird. Die Zuweisung aktueller Gruppen und Benutzer muss nicht vor der Einladung erstellt werden.

Die Einladung kann auf zwei Arten erfolgen.

  1. E-Mail: Es wird an jeden ausgewählten Benutzer eine E-Mail mit dem QR Code versendet.
  2. PDF: Es wird je eine PDF Datai für jeden ausgewählten Benutzer generiert.

Mit der Auswahl E-Mail kann zusätzlich die Option gesetzt werden, dass eine schon versendete Einladung nicht ein zweites mal per E-Mail versendet wird.

Import / Synchronsation von Benutzern

Zur Benutzerverwaltung wird eine Importfunktion zur Verfügung gestellt. Die Importfunktion ist ausgelegt, die Felder Vorname und Nachname mit schon vorhandenen Datensätzen zu vergleichen und falls vorhanden die restlichen Daten des Imports mit den Datensätzen abzugleichen. Mittels Klick auf das Symbol können Benutzer importiert werden.

Für den Import ist eine kommaseparierte Datei (CSV) mit untenstehenden Feldern zu verwenden. Die Felder <VORNAME> und <NACHMANE> sind erforderlich. Zudem muss die Zeichen-Codierung der Datei als UTF-8 vorliegen.

<VORNAME>,<NACHMANE>,<STRASSE>,<POSTLEITZAHL>,<ORT>,<E-MAIL>

Sollten die Daten in Felder Kommas (,) enhalten, muss das Feld mit Anführungszeigen (") vorne und hinten begrenzt werden.

Datenaufbereutung mittels Microsoft EXCEL

Microsoft EXCEL erlaubt den Export von Daten in das benötigte Format. Dazu sind folgende Schritte nötig.

  1. Stellen Sie das korrekte Listentrennzeichen ein:
    • Klicken Sie dazu unter Systemsteurung -> Zeit und Region -> Datums-, Uhrzeit- oder Zahlenformat ändern im Reiter Formate auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen…
    • Im sich öffnenden Dialog muss im Reiter Zahlen beim Eintrag Listentrennzeichen ein Komma (,) eingetragen sein. services-collab
  2. Stellen Sie die gewünschten Daten in Microsoft EXCEL zusammen und exportieren Sie diese wie folgt:
    • Speichern Sie die Daten mit Datei -> Speichern unter und wählen Sie mit Computer -> Durchsuchen den Speidherort aus.
    • Geben Sie einen Dateinamen an und wählen Sie als Dateityp CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv) aus.
    • Unter Tools -> Weboptionen wählen Sie im Reiter Codierung bei Dokument speichern als Unicode (UTF-8) aus und übernhemen Sie die Einstellung mit OK. services-collab
    • Exportieren Sie die Daten mit Speichern.

Kollaboration verwenden

HOOC Managementportal

Die Kollaboration kann bei der Anlage unter Dienste -> Kollaboration verwendet werden.

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Aktion Beschreibung
Nachricht schreiben
Bild senden
Datei senden

HOOC Collab App

Ist die HOOC Collab App erstmal installiert, kann mittels Klick auf das Symbol ein QR Code der erhaltenen Einladung gescannt und bestätigt werden. Danach sind unter Chats die Gruppen (Kollaborationskanäle) ersichtlich.

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